Trong bài này (8 mục)
Vì Sao Chúng Tôi Xây XD AgencyOS
Một agency điển hình vận hành bằng một bộ công cụ chắp vá: khách hàng tiềm năng nằm trong bảng tính, đề xuất trong file Word, báo giá ở một file khác, công việc trên một phần mềm dự án, chấm công trên giấy, còn lợi nhuận đến cuối quý mới tính. Mỗi lần chuyển giao giữa các công cụ đó là một lần thông tin bị rơi rớt và một việc bị làm hai lần.
XD AgencyOS là phần mềm quản lý agency đặt toàn bộ hành trình của một khách hàng vào một nơi làm việc: khách hàng tiềm năng, đề xuất, báo giá, hợp đồng, dự án, hóa đơn và lợi nhuận. Phần mềm được xây bằng tiếng Việt cho agency Việt Nam, tính sẵn cả thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Phần Mềm Quản Lý Agency: Vì Sao Cần Một Nơi Làm Việc Duy Nhất
- Phần lớn thời gian trong ngày dành cho việc điều phối, không phải việc chuyên môn. Báo cáo Anatomy of Work Global Index 2023 của Asana cho thấy người lao động tri thức dành 58% thời gian mỗi ngày cho "việc để điều phối công việc": tìm thông tin, hỏi tiến độ và chuyển qua lại giữa các công cụ.
- Chuyển đổi giữa các ứng dụng có cái giá đo được. Một nghiên cứu đăng trên Harvard Business Review ghi nhận người dùng chuyển qua lại giữa các ứng dụng và trang web gần 1.200 lần mỗi ngày, mất gần 4 giờ mỗi tuần chỉ để định hướng lại.
- Agency thất thoát lợi nhuận vì phần việc không được theo dõi. Trong một khảo sát lãnh đạo agency năm 2025 được The Drum đưa tin, 57% agency cho biết họ mất 1.000–5.000 USD mỗi tháng vì phần việc phát sinh ngoài phạm vi không được tính tiền. Khi phạm vi, hợp đồng và dự án nằm ở những nơi khác nhau, việc phát sinh rất dễ lọt qua.
Cách XD AgencyOS Vận Hành
- Ghi nhận và sàng lọc khách hàng tiềm năng. Mỗi khách hàng tiềm năng đi qua pipeline với sáu giai đoạn mặc định (tiềm năng, khảo sát, đề xuất, hợp đồng, thành công, thất bại), đổi tên và sắp xếp lại được. Mỗi cơ hội có dòng thời gian hoạt động riêng, và chuyển thành khách hàng chỉ với một thao tác.
- Gửi đề xuất và báo giá để khách hàng xử lý ngay. Dựng đề xuất từ 17 loại khối nội dung, báo giá được đánh số tự động. Khách hàng mở qua cổng riêng, góp ý và chấp thuận trực tuyến.
- Chuyển cơ hội thành hợp đồng. Hợp đồng bắt đầu từ mẫu phạm vi công việc và được chia sẻ qua cổng khách hàng để xem xét và chấp thuận.
- Triển khai dự án trong BPP Studio. Lập giai đoạn và công việc trên bản đồ quy trình, dạng bảng, bảng theo dõi KPI và SLA hoặc theo đội, kèm đếm ngược hạn chót và việc con. AI có thể chia nhỏ một công việc thành các việc con.
- Xuất hóa đơn, theo dõi chi phí và xem lợi nhuận. Lập hóa đơn, ghi chi phí theo hợp đồng và xem lợi nhuận ròng của từng hợp đồng kèm xu hướng theo tháng. Bộ tư vấn thuế áp dụng thuế GTGT của Việt Nam (0, 8 hoặc 10%) và thuế thu nhập doanh nghiệp 20%.
Con Người Và Tri Thức
- Nhân sự ngay trong hệ thống: phòng ban và vị trí, hồ sơ KPI, bảng onboarding và offboarding, chấm công vào ra, đơn nghỉ phép (phép năm, ốm, không lương) kèm bảng duyệt.
- Thư viện quy trình (SOP) có AI: soạn và gắn nhãn quy trình chuẩn, rồi đặt câu hỏi để AI trả lời dựa trên chính SOP của bạn. AI dùng Google Gemini với API key riêng của từng agency.
- Nhắn tin nội bộ và danh thiếp số: kênh trao đổi cho cả đội, và danh thiếp số cá nhân có vCard và mã QR cho từng thành viên.
Xây Cho Làm Việc Nhóm
- Không gian riêng cho từng agency: mọi dữ liệu thuộc về đúng một agency.
- Vai trò và phân quyền: năm vai trò (chủ sở hữu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính, quản lý dự án, nhân viên) và mười lăm quyền có thể điều chỉnh.
- Dùng trên mọi thiết bị: web app cài được như ứng dụng (PWA), có giao diện sáng và tối, bằng tiếng Việt.
Thông Số Kỹ Thuật
| Thành phần | Chi tiết |
|---|---|
| Ứng dụng | Web app và PWA (React), chạy trên Firebase |
| Dữ liệu | Firebase Authentication (email, Google) và Firestore |
| AI | Google Gemini, dùng API key riêng của agency |
| Tài liệu | Đề xuất, báo giá, hợp đồng và hóa đơn in ra PDF được |
| Ngôn ngữ | Giao diện tiếng Việt, áp dụng quy định thuế Việt Nam |
Dành Cho Ai
- Agency marketing và sáng tạo đã vượt quá giới hạn của bảng tính và nhóm chat.
- Chủ agency muốn nhìn pipeline, tiến độ triển khai và lợi nhuận ở cùng một nơi.
- Trưởng vận hành và nhân sự cần chấm công, nghỉ phép và KPI mà không phải thêm một công cụ nữa.
Trạng Thái
XD AgencyOS đang thử nghiệm nội bộ. Đăng ký dùng sớm để là một trong những người dùng đầu tiên.
